第一部分 职业素养篇
一、行政人员(秘书/助理)的职业特性与素质要求 1. 准确自我定位 初级:事务性文员 中级:事务性文员+协助管理 高级:独立管理+事务处理 ★ 视频:为什么不提拔我? ★ 现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要” 2. 优秀人员的胜任素质 如何提升秘书/助理/前台人员的素质 优秀与一般的差异——修炼良好心态 ★ 案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢? 第一种人认为:初级秘书、文员不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色; 第二种认为:吃年轻饭,混日子; 第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。 如何理解五星级的秘书/助理——从优秀到卓越 ★ 案例:老板眼中的五星级秘书/助理
二、职业生涯规划 1. 什么是职业生涯规划? 2. 为何要进行个人职业生涯规划? 分析自我,确立人生的方向 准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势 看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景,提供前进的动力 ★ 小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢 3. 职业生涯规划的简单步骤 掌握SWOT分析工具进行自我分析 运用“5W提问”法进行自我分析 →What I am? 我是什么样的人? →What I want? 我想要什么? →What I can do? 我能做什么? →What fit I most? 什么是最适合我? →What I can choose?我能够选择什么? ★ 走进实战:“我的命运我把握,我的前途我做主。” 运用SWOT分析工具认识自我 你知道您是几号性格的人吗?你不能在困惑了,结束一直“茫、盲、忙”的状态 ——建议寻找通过20%的努力就能到达80%的效果的领域发展 ★ 视频:同样的事情为什么我就做不好?
三、秘书/助理职场礼仪规范 1. 塑造良好的个人职场形象 着装的TOP原则 “拒绝”着装败笔——着装误区 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人 ★ 案例:为什么不录用我,我错在哪呢? 2. 基本职场礼仪 办公室礼仪 待礼仪——形体仪态的训练 √ 站姿—体态美的起点 √ 坐姿—高雅仪态的展示 √ 走姿—动态美的展示 √ 表情—内心世界的窗口:目光、笑容 接待礼仪 电话礼仪与应对技巧 ★ 现场演示:如何着装让我更优雅和自信
四、办公场所5S管理 5S的概念 推行5S的重要性 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法 ★ 现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧 职业形象塑造,不是您个人的事,常听到这样的话,看到您就看到了您领导的品味。责任重大 ——从改变自己开始吧! ★ 案例:为什么有需求,见了我后需求就没有了
第二部分 工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧 1. 时间管理的误区 2. 时间管理的原则 √ 目标管理与80/20法则 √ 缓急轻重的优先管理 √ 个人时间与领导工作时间计划与安排 3. 时间管理小窍门 4. 办公室接待与电话处理 ◇ 上级的时间管理与安排 5. 自我情绪控制与压力管理 ◇ 上司出差日程管理与工作计划 ★ 案例:如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧 ★ 小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?” 如何管理你好你的时间,让自己活出精彩? ★ 案例:从种树任务分析您解决问题的思路 ——做正确的事,不仅是把事做对 大家认为是否能在3年时间内,获得15年的工作经验? ——其实是可能的,老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀 |
二、会务组织与管理 1. 成功组织会议的技巧 2. 组织阶段的工作: √ 会前准备 √ 会中协助 √ 会后整理 3. 会议座次安排的学问 ★ 练习:小组讨论:如何协助召开公司例会 ★ 案例:如何应对会议中的“漏洞”? ★ 现场模拟:会议记录及纪要训练
三、信息、文档管理与运用 1、信息收集 信息工作的六个基本要求和三个诀窍 收集信息工作的三个诀窍 信息的查实及传递 信息的储存与保密 2、文档管理 文档分类及储存的工作规范 文档查阅及分装的工作规范文档销毁及保密的工作规范 ★ 案例:李秘书的返工引起的深思
四、行政公文写作技巧与处理实务 1、行政公文写作的基本要求 2、行政公文的格式 3、常用行政公文写作及公文格式要素范例 通用公文: → 报告 → 请示 → 批复 → 函 → 决定 → 公告 → 通告 事务公文: → 工作计划 → 工作总结 → 会议纪要 礼仪文书: → 请柬 → 介绍信 → 推荐信 ★ 案例分享:请示/报告混为一体 ★ 撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写 现场研讨:领导公文文种混淆(关于……请示报告),您是知道领导错了,您如何提出来?
第三部分 统筹管理篇
一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧 ★ 游戏导入:通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。 1. 成功沟通的秘诀 学会聆听:不轻易打断对方的话 怎样反问:了解对方的需求 如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是 表明立场:拒绝的艺术 提出解决方案:提出2-3个解决方案 ★ 案例:如果是你该怎么说? ——为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价 2. 有效沟通过程及环节 信息发送、接收、反馈 有效发送的技巧 ★ 现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事 3. 认识你的沟通对象与上级沟通的原则 与各种性格的领导打交道技巧 跨部门的沟通技巧 与客户沟通 ★ 游戏:究竟是谁的错? 研讨九型人格学问——教您认识自己和他人的工具 ——只有“懂领导”才能帮领导
二、行政管理人员办公室事务管理 后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁) 办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑) 员工安全和保密工作 公共关系管理 ★ 全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末 ★ 案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?
三、事物性项目性工作的组织管理 事务工作有哪些 学会列事务清单 用项目计划管理工作 ★ 沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施
四、课程分享:我学到了什么? |